پروژه
پروژه تلاشی منحصر به فرد برای ارائه یک سری محصولات (خروجی) در محدوده زمان ، هزینه و کیفیت تعريف شده مي باشد
پروژه ها بدلایل زیر متفاوت از فعالیت های عملیاتی کسب و کار می باشند
پروژه ها ماهیتا منحصربه فرد می باشند آنها دارای فرآیند های تکراری نمی باشند. هر پروژه تعیین شده فعلی متفاوت از پروژه قبلی می باشد. در حالی که فعالیت های عملیاتی دارای فرآیند تکراری (مشابه) می باشند.
مقیاس زمانی تعریف تعریف شده دارند: پروژه دارای نقطه شروع و پایان مشخصی می باشند که در محدوده آن محصولات بایستی متناسب با ملزومات مشتری (ذینفع) تولید گردند
دارای بودجه تایید شده می باشد: پروژه ها دارای یک سطح هزینه مالی تعریف شده دارند که محصولات آن باید در چارچوب آن تولید گردند تا نیازهای مورد نظر مشتری (ذینفع) را برآورده سازند
دارای منابع محدود می باشند: در حین شروع پروژه مقدار توافق شده ای از نیروی کار، تجهیزات ، و مصالح به پروژه تخصیص می یابد
دارای عنصر ریسک می باشد: پروژه ها دارای سطحی از عدم قطعیت ها می باشند و بنابراین دارای ریسک کسب و کار می باشند
دارای تغییرات سودمند می باشند: هدف پروژه معمولا بهبود سازمان از طریق ایجاد تغییرات در روند کسب و کار می باشد
مدیریت پروژه
مدیریت پروژه شامل مهارتها ، ابزارها و فرآیند های مدیریتي مورد نیاز برای اجرای موفقیت آمیز پروژه می باشد. بطور کلی مدیریت پروژه شامل موار زیر می باشد
مجموعه ای از مهارتها: برای کاهش میزان ریسک پروژه دانش تخصصی ، مهارت و تجربه لازم می باشد. تا از این طریق احتمال موفقیت پروژه افزایش یابد
مجموعه ای از ابزارها: انواع متعددی از ابزارها برای بهبود شانس موفقیت پروژه بکار گرفته می شود. این ابزارها شامل الکوهای مستند سازی ، ثبت ، نرم افزاربرنامه ریزی ، نرم افزار طراحی مدل ، چک لیست های ممیزی و فرم های بررسی می باشد
مجموعه ای از فرآیندها: تکنیک ها و فرآیند های متعدد مدیریتی برای کنترل زمان ، هزینه ، کیفیت ، تغییرات ، ریسک و مسائل می باشد
چرخه حيات پروژه
پروژه ها در چرخه حيات خويش داراي 4 فاز زیر می باشند
فاز آغازین فاز
آغازین اولین مرحله از فاز پروژه می باشد. در اولین فاز مشکلات کسب و کار ویا فرصت ها شناسایی می شود و
مستندات (ادله) کسب و کار نیز که راه حل های متعددی را ارائه می نماید شناسايی می گردد. سپس مطالعات امکان سنجی جهت بررسی احتمال راه حل برای مشکلات کسب و کار انجام و راه حل نهایی پیشنهاد می گردد و پس از تایید راه حل پیشنهدی پروژه جهت اجرای راه حل پیشنهادی شروع می شود. حیطه اختیارات تدوینن می گردد که اهداف ، دامنه ، و ساختار های پروژه جدید را ترسیم می نماید و پس از این مرحله مدیر پروژه منصوب می گردد که مدیریت پروژه جهت جذب تیم کاری پروژه و راه اندازی دفتر پروژه اقدام می نماید. پس از آن جهت ورود به فاز طراحی تفصیلی تاییدیه اخذ می گردد
فاز برنامه ریزی
بمحض تعریف دامنه پروژه در حیطه اختیارات، پروژه وارد فاز برنامه ریزی تفصیلی می گردد. این مرحله شامل تدوین موارد زیر می باشد
برنامه پروژه :شامل ترسیم فعالیت ها ، وظایف ، وابستگی ها و محدوده زمانی
برنامه منابع : لیست نمودن منابع انسانی ، تجهیزات و مصالح مورد نیاز
برنامه مالی: شناسایی هزینه های منابع انسانی ،تجهیزات و مصالح
برنامه کیفی : تدوین اهداف کیفی ، اندازه گیری های تضمینی و کنترلی
برنامه ریسک: شناسایی ریسک هاي احتمالی و اقدام پیشگیرانه لازم برای تعدیل آنها
برنامه تاییدیه : لیست نمودن معیارهای لازم برای اخذ تاییدیه مشتریان وذینفعان
برنامه ارتباطات :لیست نمودن اطلاعات مورد نیاز کارفرما یا ذینفان
برنامه تدارکات :شناسایی اقلام مورد نیاز که از تاییدکنندگان خارجی تهیه خواهد شد در این مرحله پروژه بطور تفصیلی برنامه ریزی شده و آماده ورود به فاز اجرایی می شود
فاز اجرایی
این فاز شامل اجرای هر فعالیت لیست شده در برنامه پروژه می باشد. در حین اجرای فعالیت های پروژه یک سری فرآیند های مدیریت جهت کنترل محصول خروجی پروژه بکار گرفته می شود که این فرآیند ها شامل شناسایی تغییرات ، ریسک ها و مسائل ، بررسی کیفیت محصولات و اندازه گیری هر محصول که با معیارهای پذیرفته شده تولید گردیده می باشد. بمحض تولید محصول و پذیرش نهایی آن توسط مشتری (ذینفع) ،پروژه وارد فاز پایانی (اختتامی) می گردد.
فاز اختتامي
فاز اختتامی پروژه شامل آزاد سازی محصول نهایی به مشتری (ذینفع) ، تحویل اسناد پروژه ، خاتمه دادن قرارداد تامین کنندگان ، آزاد سازی منابع پروژه و اعلام فاز اختتامی پروژه به ذینفعان می باشد. قدم بعدی بررسی قبل از تحویل پروژه جهت مشخص نمودن کمی موفقیت ها پروژه و لیست نمودن تجربیات بدست آمده برای پروژه های آتی می باشد. در بخش بعدی بطور تفصیلی توضیحات مربوط به هر فاز و لیست الگو های مستند سازی اشاره خواهد شد
که راهنمای مدیر پروژه جهت اجرای موفقیت آمیز هر فاز می باشد
*******
چارت كلي چرخه حيات پروژه
فرآیند آغازین
تهیه مستندات(ادله) کسب و کار
پس از شناسايي مشكلات و فرصت هاي كسب و كار، مستندات كسب و كار تهيه مي گردد كه شامل موارد زير مي باشد:
تعريف تفصيلي مشكلات يا فرصت ها
تحليل راه حل هاي بالقوه موجود. براي هر راه حل مزايا ، هزينه ها ، خطرات ومسائل بالقوه مستند سازي مي گردد. در صورت عدم روشن بودن امكان سنجي راه حل پيشنهادي ، مطالعات امكان سنجي دنبال مي گردد.
ارائه راه حل پيشنهادي و برنامه اجرايي كلي
مستندات كسب و كار توسط اسپانسر(سهامدار) پروژه تاييد مي گردد و بودجه موردنياز براي شروع كار تخصيص مي يابد.
انجام مطالعات امكان سنجی
در هر مرحله اي (و يا بعد ) از تهيه مستندات كسب و كار ، مطالعات امكان سنجي رسمي انجام مي گيرد. هدف اين است كه تا احتمال موفقيت راه حل پيشنهادي در مستندات كسب و كار مورد ارزيابي قرارگيرد. مطالعات امكان سنجي همچنين مي خواهد نشان دهد كه آيا هزينه ها واقعي اند ، راه حل ها دست يافتني اند ، ريسك ها قابل قبول اند ، و يا مسائل قابل اجتناب مي باشند.
تدوین حیطه اختیارات :منشوره پروژه
پس از اينكه راه حل پيشنهادي مورد توافق قرارگرفت. بودجه تخصيص يافته و پروژه تشكيل مي شود و حيطه اختيارات نيز تدوين مي گردد. حيطه اختيارات(منشور پروژه) دربرگيرنده چشم انداز ،اهداف ، دامنه و موارد تحويلي پروژه مي باشد. منشور پروژه همچنين در بر گيرنده ساختار سازماني ( نقش ها و مسئوليت ها) و خلاصه اي از برنامه فعاليت ها ، منابع و بودجه مورد نياز براي انجام پروژه مي باشد و نهايتا در برگيرنده ريسك هاي احتمالي ، مسائل ، فرضيه ها ي برنامه ريزي و محدوديت ها مي باشد.
جذب تیم کاری پروژه
در اين مرحله دامنه پروژه بطور تفصليي تعريف شده است و تيم پروژه آماده جذب مي باشد. اگرچه مدير پروژه درهر مرحله اي از پروژه مي تواند منصوب شود اما لازم است او قبل از جذب تيم پروژه منصوب شود. مدير پروژه شرح تفصيلي وظايف شغلي را براي هر نقش پروژه تدوين مي نمايد و منابع انساني را براي هر نقش بر اساس مهارت ها و تجارب مربوطه بكار مي گمارد. بمحض اينكه تيم پروژه بطور كامل جذب شد دفتر مديريت پروژه راه اندازي مي شود.
راه اندازی دفتر مدیریت پروژه
دفتر پروژه محيطي فيزيكي است كه در آن تيم پروژه اسقرار مي يابد. اگرچه معمولا يك دفتر مركزي براي پروژه اختصاص مي يابد اين امكان نيز وجود دارد كه يك محيط "مجازي دفتر پروژه " با اعضاي حاضر در محل هاي مختلف داشت. قطع نظر از محل ، موفق ترين محيط دفتر پروژه شامل اجزا زير خواهد بود:
محل( فيزيكي يا مجازي)
ارتباطات ( تلفن ، شبكه كامپيوتري ، ايميل ، دسترسي به اينترنت ، محل ذخيره فايل ، ديتابيس ، امكان دريافت نسخه پشتيبان)
مستندسازي( متدولوژي ، فرآيندها ، فرم ها ، ثبت ها)
ابزارها ( براي حسابداري ، برنامه ريزي پروژه و طراحي ريسك پروژه)
بررسی فاز آغازین
در پايان فاز آغازين پروژه ، بررسي اين فاز انجام مي گيرد. اين بررسي عمدتا بخاطر اين است كه اطمينان حاصل شود پروژه به اهداف برنامه ريزي شده قبلي نائل آمده است.
فرآیند برنامه ریزی
تا اين مرحله منافع و هزينه هاي پروژه بطور روشن مستندسازي شده اند ، اهداف و دامنه پروژه تعريف شده ، تيم پروژه جذب شده اند و دفتر رسمي مديريت پروژه راه اندازي شده است. حالا زمان آن رسيده است تا برنامه ريزي تفصيلي صورت گيرد تا اينكه اطمينان حاصل شود فعاليت ها يي كه در فاز اجرايي انجام خواهند شد بطور مناسب ترسيم شده ، تخصيص منابع يافته ، اجرا و كنترل شده اند.
تهیه برنامه پروژه
اولين مرحله اين است كه برنامه پروژه مستند سازي شود. ساختار شكست فعاليت ها شناسايي شده ( كه شامل فازهاي سلسه مراتبي و فعاليت ها كه در پروژه انجام خواهد شد مي باشد). پس از تاييد ساختار شكست فعاليت ها يك ارزيابي از تلاش هايي كه براي تفكيك فعاليت انجام شده لازم است.فعاليت ها طبقه بندي شده ، منابع تخصيص يافته و برنامه ريزي تفصيلي صورت مي گيرد. اين برنامه پروژه اولين ابزار براي مديران پروژه جهت ارزيابي پيشرفت پروژه مي باشد.
تهیه برنامه منابع
بلافاصله پس از تهيه برنامه پروژه ، لازم است منابع لازم براي اجراي هر يك از فعاليت هاي برنامه ريزي شده تخصيص يابد. اگرچه گروه هاي كلي منابع فعلا براي برنامه پروژه تخصيص يافته است اما ارزيابي جزئي منابع براي شناسايي موارد زير لازم است:
نوع منابع ( نيروي كار ، تجهيزات و مصالح)
مقدار كل هر يك منابع
نقش ها ، مسئوليت ها . مهارت هاي تمامي منابع انساني
اقلام ، اهداف و مشخصات همه منابع تجهيزات
اقلام و مقدار منابع جهت نائل آمدن به منافع مصالح
يك برنامه براي هر يك از منابع تهيه مي گردد تا اينكه مدير پروژه مصالح مورد نياز براي هر فاز پروژه را برآورد نمايد.
تهیه برنامه مالی
مثل برنامه منابع ، برنامه مالي جهت شناسايي بودجه مورد نياز براي هر مرحله تخصيص مي يابد. هزينه كل نيروي كار، تجهيزات و منابع برآورد مي شود و برنامه هزينه تهيه مي گردد كه به مدير پروژه جهت درك هزينه هاي پيش بيني شده در مقابل هزينه هاي واقعي در طول پروژه كمك مي نمايد. تهيه برنامه تفصيلي مالي بسيارحياتي مي باشد چرا كه موفقيت پروژه به اين بستگي دارد كه آيا پروژه درچارچوب زمان ، هزينه و كيفيت پيش بيني شده تحويل شده است.
تهیه برنامه کیفی
برآورده ساختن انتظارات ذينفعان پروژه براي موفقيت پروژه حياتي مي باشد. براي اطمينان از اينكه انتظارات كيفي بطور واضح تعريف شده و بطور معقولي برآورده شده اند ،برنامه كيفي مستندسازي مي شود. برنامه كيفي شامل موارد زيرمي باشد:
شرايط كيفيت در پروژه مورد نظر را تعريف مي نمايد.
اهداف كيفي واضح و فاقد ابهام براي اقلام تحويلي پروژه را ليست مي نمايد. هر يك از اهداف كيفي يك سري معيار و استاندارد جهت برآورده ساختن انتظارات ذينفعان ارائه مي نمايد.
برنامه فعاليت ها را براي اطمينان دهي به ذينفعان جهت برآورده ساختن اهداف كيفي(برنامه تضمين كيفي) ترسيم مي نمايد.
تكنيك هاي مورد استفاده براي كنترل سطح واقعي كيفيت هر اقلام تحويلي (برنامه كنترل كيفي) را شناسايي مي نمايد.
در پايان ، لازم است كه نه تنها كيفيت اقلام تحويلي پروژه بلكه فرآيند هاي مديريتي كه آنها را بوجود مي آورند بررسي گردد. خلاصه اي از فرآيند هاي مديريتي كه درطول فاز اجرايي پروژه از قبيل مديريت زمان ، هزينه ، كيفيت ، ريسك ،مسائل ، تداركات،تاييدات و ارتباطات اعمال شده شناسايي گردد.
تهیه برنامه ریسک
ريسك هاي قابل پيش بيني پروژه در داخل برنامه ريسك مستندسازي مي شود ويك سري از اقدامات جهت پيشگيري از وقوع هر ريسك و كاهش تاثيرات ناشي از آن ريسك تنظيم مي گردد. تهيه برنامه واضح ريسك فعاليت مهمي در فاز برنامه ريزي مي باشد براي اينكه لازم است ريسك هاي بحراني پروژه را قبل از ورود به فاز اجرايي پروژه تعديل كرد.
تهیه برنامه تاییدات
عنصر كليدي در موفقيت پروژه اخذ تاييديه از ذينفعان براي اقلام تحويلي مي باشد اينكه آيا ملزومات مورد نظر آنها برآورده شده و يا از حد مورد انتظار فراتر رفته اند. برنامه تاييديه براي مشخص نمودن معيار لازم براي پذيرش هر اقلام تحويلي تهيه مي گردد. برنامه تاييديه دربرگيرنده معيار لازم براي اخذ تاييديه ذينفعان مي باشد برنامه زماني تاييديه نيز نشان دهنده پذيرش ذينفعان وخلاصه فرآيند مورد استفاده جهت اخذ تاييديه براي هر اقلام تحويلي از ذينفعان مي باشد.
تهیه برنامه ارتباطات
قبل از اجراي پروژه لازم است روش هاي مطلع ساختن سهامداران از پيشرفت كار پروژه شناسايي شود. برنامه ارتباطات نوع اطلاعات مورد نياز براي توزيع ، متدهاي انتشار اطلاعات به سهامداران و ميزان انتشار اطلاعات و مسئوليت هاي هر شخص درتيم پروژه براي انتشار منظم اطلاعات به سهامداران را شناسايي مي كند.
تهیه برنامه تدارکات
آخرين فعاليت برنامه ريزي در فاز برنامه ريزي شناسايي عناصر پروژه مي باشد كه از تامين كنندگان خارجي پروژه تامين خواهد شد. برنامه تداركات دربرگيرنده جزئيات مشروح (كالاها و خدمات) از تامين كنندگان ، توجيهات براي تامين از منابع خارجي ( در مقايسه با تامين از منابع داخلي) وبرنامه زمانبندي تداركات مي باشد. اين برنامه همچنين مبين فرآيند انتخاب تامين كننده اصلح ( فرآيند برگزاري مناقصه) و فرآيند سفارش خريد و تحويل كالا ( فرآيند تداركات) مي باشد.
عقد قرارداد با تامین کنندگان
اگرچه تامين كنندگان خارجي در هر مرحله از پروژه مي توانند انتخاب شوند با وجود اين معمولا تامين كنندگان پس از فاز برنامه ريزي پروژه (اما قبل از فاز اجرايي پروژه) مي توانند انتخاب شوند. تنها در اين مرحله است كه مدير پروژه تصوير روشني از نقش تامين كنندگان و انتظارات تحويل آنها دارد.
فرآيند برگزاري مناقصه رسمي جهت تهيه فهرست نهايي تامين كنندگان مورد نظر و انتخاب تامين كننده متناسب با نيازهاي تداركاتي پروژه انجام مي گيرد. فرآيند تداركات دربرگيرنده تهيه بيانيه كار، درخواست ارائه اطلاعات ، استعلام پيشنهادات فني و قيمت جهت اخذ اطلاعات كافي از هر تامين كننده بالقوه و انتخاب تامين كننده اصلح مي باشد.بمحض انتخاب تامين كننده اصلح ، قرارداد با تامين كننده جهت تحويل محصولات مورد نياز منعقد مي گردد.
بررسی فاز برنامه ریزی
در پايان فاز برنامه ريزي ، بررسي اين فاز انجام مي گيرد. اساسا در اين مرحله است كه جهت اطمينان از اهداف برنامه ريزي شده بررسي انجام مي گيرد.
فرآیند اجرایی
معمولا فاز اجرايي (بلحاظ مدت زمان) طولاني ترين فاز پروژه مي باشد. در اين فاز است كه اقلام تحويلي بشكل واقعي اجرا و جهت تاييد به ذينفعان پروژه تحويل مي گردد. جهت اطمينان از برآورده شدن الزامات ذينفعان ، مدير پروژه فعاليت ها ، منابع و هزينه هاي مورد نياز براي هر يك از اقلام تحويلي را در طول فاز اجرايي پروژه كنترل و بر حسن انجام آنها نظارت مي نمايد. همچنين تعدادي از فرآيندهاي مديريتي براي اطمينان از پيشرفت پروژه بر اساس برنامه پيش بيني شده دنبال مي شود.
تهیه اقلام تحویلی
در اين فاز ساخت و ساز واقعي هر يك از اقلام تحويلي براي پذيرش توسط ذينفع لازم مي باشد. فعاليتهاي واقعي جهت ساخت هر يك از اقلام تحويلي با توجه به نوع پروژه (شامل پروژه مهندسي ، سازه ، زيرساخت كامپيوتري ويا فرآيند مهندسي مجدد) متفاوت مي باشد. اقلام تحويلي ممكن است به شكل متد "آبشاري" (كه در آن فعاليت ها پشت سر هم تا زمان اتمام نمايش داده مي شوند) و يا به شكل " تكراري" ( كه در آن تكرار هر يك از اقلام تحويلي تا زمان برآورده ساختن ملزومات ذينفع انجام مي شود) طرح ريزي شوند. قطع نظر از متد اعمال شده براي ترسيم اقلام تحويلي ، فرآيند هاي دقيق كنترلي و نظارتي براي اطمينان از كيفيت نهايي اقلام تحويلي منطبق با معيارهاي پذيرفته شده ذينفع انجام مي گردد.
نظارت و کنترل
اگرچه تيم پروژه بطور ملموس اقلام تحويلي را بوجود مي آورند ، با وجود اين مدير پروژه يك سري از فرآيندهاي مديريتي را براي كنترل و نظارت بر اجراي فعاليت ها اعمال مي نمايد. اين فرآيند هاي مديريتي شامل مديريت زمان، مديريت هزينه ، مديريت كيفيت، مديريت تغييرات ، مديريت ريسك، مديريت مسائل، مديريت تداركات و مديريت ارتباطات مي باشد
بررسی فاز اجرایی
در پايان فاز اجرايي بررسي اين فاز انجام مي گيرد. اساسا در اين مرحله است كه جهت اطمينان از اهداف برنامه ريزي شده بررسي انجام مي گيرد.
فرآیند اختتامی
با اتمام اقلام تحويلي پروژه و پذيرش آن توسط ذينفع ، پروژه موفق به اهداف مورد نظر دست يافته و آماده ورود به مرحله اختتامي رسمي مي شود. مرحله اختتامي آخرين فاز از پروژه مي باشد و بايستي بطور رسمي انجام پذيرد تا اينكه مزيت هاي كسب و كار بدست آمده در پروژه توسط ذينفع درك شود.
اجرای فرآیند اختتامی
فاز اختتامي پروژه مشتمل بر يك سري فعاليت براي اتمام پروژه مي باشد كه شامل موارد زير مي باشد:
ارزيابي ميزان انطباق معيارهاي اتمام پروژه
شناسايي موارد مانده ( فعاليت ها ، ريسك ها و مسائل)
تهيه برنامه تحويل براي تحويل رسمي اقلام تحويلي به ذينفع
ليست نمودن فعاليت ها براي تحويل مستندات ، حذف قرارداد تامين كنندگان وآزادسازي منابع پروژه
اعلام اتمام پروژه به سهامداران و گروه هاي ذينفع
گزارش اتمام پروژه جهت تاييد به اسپانسر و كارفرماي پروژه ارائه مي گردد. پس از آن مدير پروژه پاسخگوي هر يك از فعاليت هاي شناسايي شده در گزارش اتمام پروژه بر اساس زمان و بودجه مي باشد.پروژه تنها موقعي خاتمه يافته تلقي خواهد شد كه تمامي فعاليت هاي مذكور در گزارش اتمام پروژه نهايي گردند.
بررسی فاز اختتامی
آخرين اقدام در هر پروژه اي بررسي موفقيت كلي پروژه توسط منابع مستقل مي باشد. موفقيت پروژه بستگي به اين دارد كه پروژه مورد نظر تا چه اندازه به اهداف پيش بيني شده دست يافته و منطبق بر فرآيند هاي مديريتي ترسيم شده در فاز برنامه ريزي مي باشد. جهت تعيين عملكرد يك سري سولات به شرح زير مطرح مي شود:
آيا پروژه به منافع تعريف شده در مستندات كسب و كار دست يافته است؟
آيا پروژه به اهداف ترسيم شده در حيطه اختيارات (منشور پروژه) دست يافته است؟
آيا پروژه در محدوده حيطه اختيارات انجام يافته است؟
آيا اقلام تحويلي به معيارهاي تعريف شده در برنامه كيفي دست يافته است؟
آيا پروژه درچارچوب برنامه زماني پيش بيني شده تحويل شده است؟
آيا پروژه در چارچوب بودجه پيش بيني شده در برنامه مالي تحويل شده است؟
جهت مشخص نمودن اين انطباق ،يك بررسي براي تعيين ميزان انطباق فعاليت ها با فرآيندهاي ترسيم شده در برنامه كيفي صورت مي گيرد. نتايج فوق ، موفقيت هاي كليدي و تجربيات حاصله در گزارش بررسي نهايي جهت تاييد به اسپانسر پروژه ارائه مي گردد
